ESCRITÓRIO VIRTUAL

Introdução

FICHA TÉCNICA
Setor da Economia: Terciário
Ramo de Atividade: Prestação de Serviço
Tipo de Negócio : Prestação de serviços e oferta de estrutura física de escritório.

APRESENTAÇÃO. A administração de pequenas tarefas cotidianas de qualquer empresa representa stress e perda de tempo, além de custar dinheiro. Mas o sonho de ter um escritório de verdade montado num piscar de olhos e - mais importante- a um preço bastante camarada, pode tornar-se uma bela realidade.
O Escritório Virtual é uma espaço equipado para contatos comerciais, reuniões, demonstração de produtos, treinamento e seleção de pessoal, dentre outros. É um conceito já bem estabelecido no primeiro mundo, com soluções modernas que o mercado oferece,

MERCADO. Com a multiplicação das relações comerciais, após abertura econômica e conseqüentemente com a necessidade irreversível de ampliar vendas em todos os pontos do país, os empresários do setor garantem que a demanda por este tipo de serviço é crescente.
Este conceito de ocupação de salas executivas - por apenas uma hora, um dia ou uma semana - já provou que é perfeitamente vendável. Difundidos no começo desta década no Brasil, os escritórios virtuais estão crescendo e abrindo oportunidades para quem souber investir em serviços de qualidade e infra-estrutura adequada para a execução de tarefas comerciais.

ESTRUTURA. A estrutura básica deve contar com uma área de 300 m², que deverá ser composta de salas executivas, auditórios, recepção e salas de reuniões.

EQUIPAMENTOS. Os equipamentos básicos são:
- Computadores, impressoras coloridas;
- Fax’s, equipamentos de telefonia com ramal;
- Equipamentos para palestras (quadro branco, retroprojetores, flip-chart, televisão e vídeo);
- Móveis e utensílios de escritório (Cadeiras, mesas, armários, etc..), etc.

INVESTIMENTOS. Irá variar de acordo com a estrutura do empreendimento, podendo este girar entre R$ 10 mil a R$ 80 mil.

PESSOAL. Em geral, trabalha-se com um número reduzido de funcionários, porém, este irá variar de acordo com a área de atuação do escritório, por exemplo, se o objetivo é o de atender à empresas multinacionais deve-se trabalhar com secretárias e recepcionistas, no mínimo, bilingües.
Outros serviços considerados especiais, podem ser terceirizados, neste caso, trabalhos de digitação e tradução.

PÚBLICO. O público-alvo dos escritórios virtuais é vasto e é possível até mesmo especializar-se em algum grupo específico. Profissionais liberais, empresários em início de carreira - que não querem investir seus parcos recursos em sede própria -, ou empresas de outras cidades sem um "quartel-general" definido estão descobrindo a vantagem dos serviços de um escritório terceirizado. Quem usa este tipo de escritório são normalmente representantes, consultores, profissionais liberais, autônomos, demais profissionais voltados a prestação de serviços, grandes empresas em fase de pesquisa para implantação. E ainda, profissionais que queiram trocar a estrutura onerosa de uma sala com secretária e telefone particulares, que pouco utiliza, por outra que atenda da mesma forma.

SERVIÇOS. Um escritório virtual organiza e funciona como infra-estrutura base para prestação de serviços de apoio administrativo, oferecendo secretária, office-boy, moto-boy, fotocópia, transparência, plastificação, encadernação, correio, fax, tradução, informática, cartão de visita, crachá, logotipo, telefonia, gráfica, administração de agenda, fluxo de caixa, pagamentos, publicidade, organização de buffet, locação de automóvel, divulgação de serviços, mala direta, telemarketing, lançamento imobiliário ou de produtos, controle de boletins, informações escolares, boletins do que há de mais moderno e tendências de cada área, etc. Além disso, oferece serviços que vão desde o endereço comercial, passando por caixa postal individual, telefone para recados (que são repassados no final do dia), recebimento e transmissão de fax, malote, secretária bilingüe e outros suportes que o cliente desejar, além de colocar à disposição sala para reuniões e palestras, com os equipamentos solicitados.

PREÇOS. Para cada serviço cobra-se um preço. E há procura até pela utilização apenas do endereço comercial para recebimento de correspondências e encomendas, ou por um atendimento telefônico mais profissional para anotação de recados.

VANTAGENS. O escritório virtual democratiza a possibilidade de manutenção do aparato de um escritório, que é exigência mínima para que empresas e profissionais tenham sua presença no mercado. A vantagem do escritório virtual reside na despreocupação com funcionários, encargos, manutenção, taxas, luz, água, etc., o que deixa o cliente livre para cuidar somente dos seus negócios. Além dessa grande vantagem, os custos também estarão sendo reduzidos, já que o cliente poderá escolher apenas os serviços de que necessita. Diminuir custos fixos no funcionamento de uma empresa, otimizar tempo, reduzir riscos financeiros do novo empresário, aumentar a segurança na aplicação de seu capital como autônomo, facilitar e encorajar desempregados à abertura de seu negócio ou recolocação no mercado de trabalho, diminuindo as desistências de novos negócios por falta de capital, recrutamento de mão-de-obra qualificada, além de captar clientes para profissionais liberais e empresas em expansão, são alguns dos atrativos do escritório virtual. Esta forma de trabalho viabiliza uma rotina vantajosa, mas que precisa ser bem dosada. Além disso, na rotina virtual a organização deve vir acima de tudo.
A imagem transmitida pela empresa usuária do serviço é outra grande vantagem . Seus clientes nem percebem a peculiaridade da estrutura de funcionamento ao telefonar para o número comercial, com uma secretária atendendo, anunciando o nome da firma e dizendo que o executivo está em reunião. Pronto. O cliente ficou bem impressionado, mas nem imagina que a secretária vai ligar para a casa do executivo, onde ele de fato trabalha.

PROPAGANDA. Tem papel de destaque no setor de escritórios de conveniência, mas é preciso trabalhar com os canais corretos para atingir o público selecionado. O marketing boca-a-boca é uma boa dica para a alavancagem dos negócios. O cliente que sai satisfeito faz propaganda positiva da empresa.

Legislação Específica

Torna-se necessário tomar algumas providências, para a abertura do empreendimento, tais como:
- Registro na Junta Comercial;
- Registro na Secretária da Receita Federal;
- Registro na Secretária da Fazenda;
- Registro na Prefeitura do Município;
- Registro no INSS;(Somente quando não tem o CNPJ – Pessoa autônoma – Receita Federal)
- Registro no Sindicato Patronal;

O novo empresário deve procurar a prefeitura da cidade onde pretende montar seu empreendimento para obter informações quanto às instalações físicas da empresa (com relação a localização),e também o Alvará de Funcionamento.
Além disso, deve consultar o PROCON para adequar seus produtos às especificações do Código de Defesa do Consumidor (LEI Nº 8.078 DE 11.09.1990).

Entidades
ANCN - Associação Nacional dos Centros de Negócios
Av. Carlos Gomes, 141 - Sl. 1202 - Porto Alegre – (RS)
90480-003
Tel. (51) 3328 6366

Endereços na Internet:

Site da ANCN
http://www.ancn.com/